EVALUACIÓN CAPACIDAD DE SOCIOS

OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES DE LA EVALUACIÓN:

Fundación PLAN le da la bienvenida a nuestro formulario de evaluación de capacidad de socios que se encuentra diseñado a partir de preguntas las cuales deben ser respondidas con total honestidad, no existen respuestas malas ni buenas, pero todas pueden ser verificables (En algunos casos se solicita una breve explicación de las mismas)

Tenga en cuenta que con el diligenciamiento de este formulario no se genera ningún vínculo entre PLAN y su organización, nuestro propósito principal es conocer a nuestros posibles socios o aliados en el corto, mediano o largo plazo.

Por favor asegurarse de responder a todas las preguntas, sin dejar espacios vacíos, así como tener a la mano:

RUT con fecha de generación no mayor a 30 días, con todas las páginas que conforman el documento.
Certificado de existencia y representación legal con fecha de generación no mayor a 30 días, con todas las páginas que conforman el documento.
Últimos estados financieros (comparativos) emitidos por la entidad debidamente firmados y auditados.
Copia del documento de identidad del representante legal (importante legible).

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD:

Fecha de diligenciamiento:

Ciudad de diligenciamiento:

Evaluación para Asocio Existente:

Sí

Prospecto:

Sí

Nuevo Asocio:

Sí

Nombre de la organización

Nit:

Nombre Persona de contacto:

Teléfono móvil:

Tipo de organización:

Año de fundación:

Dirección principal:

Teléfono fijo:

Teléfono móvil:

E-mail:

Verificación de cuenta email

Validación Token:

Verificación de Token

Website:

Alcance de la alianza o asocio (En caso de conocer esta información explicar para que proyecto es, donante, monto etc. Sino explicar sobre el objeto de su organización):

Monto (especificar que el valor a incluir no debe contener símbolos ni puntos y que en caso de no conocerlo ingresar 0)

1. Evaluación Organizacional (el propósito es establecer que la organización es una entidad legal y está alineada con el propósito de Fundación PLAN y sus principales políticas)

1.1. Adjunta certificado de existencia y representación legal <30 días:

1.2. Adjunta RUT con fecha de generación <30 días:

1.3. Adjunta copia de cedula representante legal:

1.4. Cuenta con certificado de pago de aportes a seguridad social integral y parafiscales:

1.5. Cuenta con acta del órgano correspondiente que evidencie designación de Representantes Legales:

1.6. La misión, visión y valores de la organización están claramente documentados (presentar copia del Plan Estratégico o enlace de la página web):

1.7. Las estrategias, las políticas y el enfoque de trabajo de la organización son compatibles con los de la Fundación PLAN:

1.8. Adjunto a esta evaluación recibió la política antifraude, antisoborno y anticorrupción de Fundación PLAN:

1.9. Usted y su organización se comprometen a velar por el cumplimiento de las políticas recibidas (punto 1.8):

1.10. Adjunto a esta evaluación recibió la política de salvaguarda a la niñez y la juventud de Fundación PLAN:

1.11. Usted y su organización se comprometen a velar por el cumplimiento de esta política (punto 1.10):

1.12. Adjunto encuentra a esta evaluación recibió la política de igualdad de género Fundación PLAN :

1.13. Usted y su organización se comprometen a velar por el cumplimiento de la política de igualdad de género Fundación PLAN

Resultados y conclusiones de la Evaluación Organizacional (Para uso exclusivo de Fundación PLAN)

2. Evaluación de Talento Humano (el propósito es establecer que la organización cuenta con direccionamiento en lo referente a talento humano):

2.1. ¿La Organización tiene establecidas políticas de talento humano y desarrolla estrategias para su cumplimiento?, ¿Están implementadas?, ¿el personal las conoce?:

2.2. ¿Tiene la organización un organigrama definido?

2.3. ¿Tiene descripciones de funciones para cada cargo?

2.4. ¿Están asignadas las responsabilidades del personal?

2.5. ¿La Organización cuenta con políticas y/o procesos de selección de personal?

2.6. ¿La organización cuenta con un sistema de evaluación de personal?

2.7. ¿Se cumplen todas las normatividad laboral Colombiana?

2.8. ¿Se promueve la equidad de género e inclusión entre los miembros de la Organización?

2.9. ¿Se mantienen correctamente archivados y actualizados la documentación del personal?

2.10. ¿Existen procedimientos documentados para procesos disciplinarios?

2.11. ¿La organización cuenta con código de ética y/o código de conducta documentado y socializado con el personal?

Resultados y conclusiones de la Evaluación Talento Humano (Para uso exclusivo de Fundación PLAN)

3. Financiación y alianzas (el propósito es determinar su estabilidad financiera)

3.1. ¿Posee su organización diversas fuentes de recursos para ejecución de proyectos y/o convenios de asociación?

En caso afirmativo proporcione detalles: (Fuente y monto).

3.2. ¿La organización ha estado alguna vez en alianza con PLAN además de la alianza potencial?

En caso afirmativo proporciones detalles: (Nombre del proyecto y fecha)

3.3. Detalle el ingreso del último año calendario (01 de enero a 31 de diciembre)

(Enumere los proyectos de mayor relevancia del año anterior. En caso que aplique)

Nº	Proyecto	Socio (si se implementó con algún socio)	Donante:	Periodo:
1
2
3

3.4. Datos financieros para los últimos dos años calendario $COP (por favor adjuntar los estados financieros comparativos de los últimos 2 años, aprobados)

Nº	Años financieros	Ingresos totales por año $COP	Gastos totales por año $COP
1
2

Resultados y conclusiones de la Evaluación Financiera (Para uso exclusivo de Fundación PLAN)

4. Sistema Contable (el propósito de estas preguntas es asegurar que las transacciones y los movimientos son registrados correctamente en el sistema contable)

4.1. La organización registra sus transacciones en un software contable

Si es así, describa brevemente el sistema contable de su organización (incluyendo el nombre del software).

4.2.¿La organización diferencia contablemente los gastos por proyecto?

4.3.¿La organización mantiene un Plan de Cuentas estándar que usa para codificar todas las transacciones financieras?

4.4. ¿Si es así, se usa el mismo Plan de Cuentas para elaborar los presupuestos e informes financieros?

4.5. ¿Hay circunstancias en las que no se pueden obtener facturas, comprobantes y planillas de control de tiempos?

(Si es así, por favor explique brevemente)

5. Políticas y Procedimientos Contables (El propósito es asegurar que los recursos sean correcta y efectivamente usados, y transmitir confianza en los informes financieros y operativos presentados a las partes interesadas)

5.1. ¿La organización posee un manual, procedimiento y/o política contable/financiero?

5.2. ¿La organización posee un procedimiento sobre desembolsos de caja menor o caja general?

5.3. ¿La organización posee una descripción clara de la separación (segregación) de funciones?

5.4. ¿Posee la organización alguna política de aprobación de las transacciones financieras?

5.5. ¿Posee la organización una política/manual de compras?

5.6. ¿Usa la organización un presupuesto para controlar el gasto?

5.7. ¿La organización realiza auditorías periódicas a sus procesos contables y financieros?

5.7.1 ¿Quién revisa y aprueba los estados financieros en su organización? (Por favor explique brevemente)

5.8. ¿Su organización mantiene cuentas bancarias separadas para cada proyecto?

(Si la respuesta es no, describa brevemente la cuenta con la que se administrarán los recursos)

Resultados y conclusiones de la Evaluación Contable puntos 4 y 5 (Para uso exclusivo de Fundación PLAN)

6. Control de propiedades (El propósito es monitorear recursos y su utilización de acuerdo con políticas y procedimientos establecidos)

6.1. ¿La organización mantiene un registro de activos fijos/equipos?

6.2. ¿Todos los activos de la organización son inventariados y marcados?

6.3. ¿Todos los activos de la organización están asegurados?

Detalles principales activos

Nº	Descripción de activos	Valor en $COP
1
2
3
4
5
6

Resultados y conclusiones de la Evaluación Control de activos (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

7. Viajes (El propósito es asegurar que todos los viajes sean completamente autorizados y que cumplan adecuadamente con los requerimientos del donante. Los viajes son un punto crítico puesto que los donantes solo financian lo que han aprobado en su presupuesto.)

7.1. ¿Los gastos de viaje de la organización están soportados por un comprobante de viaje/informe de gastos?

Por favor describa brevemente su procedimiento de viáticos (para alojamiento y alimentación en los viajes).

Resultados y conclusiones de la Evaluación Control de viajes (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

8. Tecnología de información (El propósito es conocer con que equipos de tecnología cuenta la organización)

8.1. ¿Utiliza la Organización computadores actualizados?

8.2. ¿Existe un sistema de copias de seguridad interna y externa en la organización?

8.3. ¿Existe un sistema seguro de contraseñas en la organización?

8.4. ¿Todos los computadores están adecuadamente protegidos con software antivirus?

Resultados y conclusiones de la Evaluación Tecnología de información (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

9. Calidad del Programa.

¿Con que programas y/o proyectos está trabajando actualmente la organización, en que zonas y cuántas personas están laborando en ellos? Enumere los proyectos de mayor relevancia del año anterior. En caso que aplique.

Nº	Nombre del programa o proyecto	Zona Geográfica de implementación	Fecha de inicio	Fecha de terminación	Personal del proyecto (#)	Monto del proyecto $COP	Donante
1
2
3
4
5

¿La organización tiene experiencia trabajando con entidades del gobierno? Por favor describa brevemente nombre de la entidad, proyecto realizado, monto, propósito y periodo.

Resultados y conclusiones de la Evaluación Calidad de programas (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

RESUMEN DE EVALUACIÓN Y RECOMENDACIONES

Fecha última revisión:

Ítem evaluados	Calificación	Comentarios
1. Información General de la organización
2. Recursos Humanos
3. Financiación y alianzas
4. Sistema Contable
5. Políticas y procedimientos contables
6. Control de Propiedades
7. Control de Viajes
8. Tecnología de información
9. Calidad del programa

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

RESPONSABLES DE CONTACTO DIRECCIÓN DE COPERACION

#	Nombre y apellido	Cargo
1
2
3

RESPONSABLES DE CONTACTO DIRECCIONES DE DESARROLLO/ACCIÓN HUMANITARIA

#	Nombre y apellido	Cargo
1
2
3

RESPONSABLES DE CONTACTO GERENCIA NACIONAL DE PATROCINIO

#	Nombre y apellido	Cargo
1
2
3

RESPONSABLE DE REVISIÓN DE LA EVALUACIÓN – ASEGURAMIENTO CALIDAD Y CONTROL

#	Nombre y apellido	Cargo
1
2
3

ANEXOS.

Consulta del RUES

VALIDACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA.

CAPITAL DE TRABAJO

Valor asocio

Capital de trabajo

>=20

Activo corriente

Pasivo Corriente

Capital de trabajo: AC-PC

Tope mínimo

CUMPLE CON 1er TRD

ENDEUDAMIENTO

Activo total

Pasivo total

% Endeudamiento PT/AT

<=70

CUMPLE CON 2do TRD

// <![CDATA[ _spBodyOnLoadFunctionNames.push("setupPageDescriptionCallout"); // ]]>